Tento článek je určen všem těm, kteří již zvládli řízení svého času na základě rozvrhu hodin.

Naučili se fungovat ve stereotypech. Ověřili si, že mají dostatečnou sebekázeň k tomu, aby skutečně dělali to, co si naplánovali.

Pokud si nejste ještě jistí, že dokážete dělat právě ty činnosti v tom konkrétním čase na který jste si je naplánovali,  tento článek dál nečtěte – ztrácíte svůj čas. Vraťte se zpátky na článek Jak řídit svůj čas.

Níže vám popíšu svoji zkušenost, která se mi mnohokrát osvědčila. Garantuji vám, že přinese úspěch i vám, pokud ji budete poctivě dodržovat alespoň 4 měsíce. Mně přináší úspěch již více jak 20 let!

Co to je activity management?

Jedná se o řízení svých aktivit. Nejde se tentokrát do detailů, ale stačí si plánovat vykonávání tzv. klíčových aktivit. Jsou to takové aktivity, které nás dovedou k požadovanému cíli. Jak jsme si uvedli v článku Jak řídit svůj čas u obchodníků se jedná například o

  1. sjednávání schůzky
  2. schůzka s klientem
  3. tvorba nabídky klientovi
  4. následná schůzka s klientem
  5. reporting (záznam aktivit do systému)
  6. porada s manažerem
  7. získávání doporučení

Správné aktivity

Reporting jako aktivita vychází z firemních předpisů – lze ji snadno kontrolovat. Proto si ji nemusíte plánovat, protože strach vám nedovolí tuto aktivitu neudělat.

Porada s manažerem je aktivita, kterou řídí váš manažer. Proto si ji také nemusíte plánovat v rámci aktivity managementu. Plánujte si ty aktivity, kde máte svobodu volby, zda tuto aktivitu uděláte nebo neuděláte. Svoboda volby je totiž to, co je vaším nepřítelem v boji s časem a plněním vašich cílů.

Všimněte si, že některé z těchto činností hrozí neúspěchem. Schůzka se nepodaří domluvit. Cizí člověk se se mnou nebude chtít potkat. Máme proto tendenci se těmto činnostem vyhýbat. Nazývejme tyto aktivity jako tzv. nekomfortní aktivity. Vybíráme-li z aktivit číslo 1-4, pak nemusíme plánovat v rámci aktivity managementu aktivitu číslo 3 „tvorba nabídky klientovi“. Obchod lze udělat i bez obsáhlých nabídek a klidně tuto aktivitu ponecháme na vaší invenci případně opět firemních předpisech.

Zbývají nám tedy aktivity 1, 2, 4 a 7. Z vlastní zkušenosti doporučuji si přidat ještě jednu a to je „uzavření obchodu“. Existují schůzky na kterých potřebuji dotáhnout obchod – uzavřít kontrakt. A často se stává, že obchodník v rámci schůzky na to nejdůležitější jednoduše zapomene nebo jen nenajde odvahu. Díky nejrůznějším vlivům – námitky, časový tlak, více lidí na jednání, roztěkanost a nesoustředěnost zákazníka nebo obchodníka, různé indispozice.

Protože tyto aktivity přímo souvisí s vaším výkonem a současně vás „nikdo nedonutí“ tyto aktivity dělat, pokud se vy sami nerozhodnete je dělat, potřebujete si je naplánovat – to je vaše rozhodnutí, že tyto aktivity chcete dělat, protože právě tyto aktivity vás dovedou k potřebnému obratu. Toto jsou tudíž správné aktivity.

Proč je nutné aktivity naplánovat

Proto abyste mohli sami sebe kontrolovat, zda fungujete tak, jak máte fungovat. Orientovat se pouze na výsledný obrat nestačí. Mohou se vám objevit období, kdy se vám nedaří. Obchodník pak velmi lehce ztrácí sebevědomí. Zejména v těchto případech je zapotřebí i nadále pracovat v požadované aktivitě. Neorientujte se na obrat, orientujte se na aktivity, protože právě to, že víte, že děláte správné aktivity, vám zvyšuje vaše sebevědomí, protože víte, že směřujete k svému cíli.

A pokud máte požadovaný počet aktivit a nedaří se vám obchod uskutečnit, velmi rychle zjistíte, kterou správnou aktivitu neděláte správně. A jedině pokud budete plánovat svoje aktivity, jste schopni si pak vyhodnotit, zda je skutečně děláte!

Jak plánovat aktivity

Doporučuji plánovat vždy celý měsíc s možností zaznamenávání i do delších období (tj. např. schůzky si klidně domlouvám na příští měsíc, zvláště když už se blíží konec stávajícího měsíce. Vyhodnocovací období je ale právě 1 kalendářní měsíc.

8 kroků plánování

1. Nejdříve si vyplňte první řádek. Kolik těchto aktivit chcete v daném měsíci mít? Pokud nevíte kolik by jich být mělo, zeptejte se vašeho manažera. Vycházejte ze zkušeností firmy pro kterou pracujete. Různá odvětví vyžadují různé četnosti jednotlivých aktivit. Máte-li prodávat pojistky nebo informační systémy firmám budete muset dělat všechny správné činnosti, ale v naprosto odlišných četnostech.

Například:

dojednání schůzky s novým klientem

dojednání schůzky – péče o klienta

schůzka s klientem

uzavření obchodu (ks)

reference

(nový kontakt)

celkem

chci mít

10

20

30

10

30

za

je již naplánováno

0

0

0

0

0

měsíc

realizace

0

0

0

0

0

1. den plán

0

0

0

0

0

realizace

0

0

0

0

0

2. den plán

0

0

0

0

0

realizace

0

0

0

0

0

3. den plán

0

0

0

0

0

realizace

0

0

0

0

0

4. den plán

0

0

0

0

0

realizace

0

0

0

0

0

plán

0

0

0

0

0

realizace

0

0

0

0

0

plán

0

0

0

0

0

realizace

0

0

0

0

0

30. den plán

0

0

0

0

0

realizace

0

0

0

0

0

31. den plán

0

0

0

0

0

realizace

0

0

0

0

0

 

2. Nyní si jednotlivé aktivity plánujte do jednotlivých dnů a součet zaznamenávejte do 2. řádku.

dojednání schůzky s novým klientem

dojednání schůzky – péče o klienta

schůzka s klientem

uzavření obchodu (ks)

reference

(nový kontakt)

celkem

chci mít

10

20

30

10

30

za

je již naplánováno

12

25 23 11 67

měsíc

realizace
1. den plán

3

2 2 1 6
realizace
2. den plán

2

0 4 3 12
realizace
3. den plán

4

7 0 0 0
realizace
4. den plán

0

7 3 1 9
realizace
plán

1

3 3 0 9
realizace
plán

0

6 3 2 9
realizace
30. den plán

0

0 4 3 12
realizace
31. den plán

2

0 4 1 12
realizace

 

3. Porovnejte si zda máte naplánováno dostatečné množství aktivit. Vychází-li více – nevadí. Zvažte ale, zda váš plán je skutečně reálný. Viz. např. plán ve sloupci reference. Úvaha, že z každé schůzky si přinesete 3 doporučení na další klienty – umíte? a je to reálné? Podrobněji na našem videu Jak vést obchodní rozhovor.

4. Hlavně se ale zaměřte na doplánování četnosti aktivit tam, kde jste jich naplánovali málo. Mohlo by se vám stát, že nesplníte váš objemový plán, protože máte málo aktivit. Doplánujte a opravte!

dojednání schůzky s novým klientem

dojednání schůzky – péče o klienta

schůzka s klientem

uzavření obchodu (ks)

reference

(nový kontakt)

celkem

chci mít

10

20

30

10

30

za

je již naplánováno

12

25 30 11 45

měsíc

realizace
1. den plán

3

2 4 1 4
realizace
2. den plán

2

0 4 3 10
realizace
3. den plán

4

7 2 0 0
realizace
4. den plán

0

7 3 1 5
realizace
plán

1

3 3 0 3
realizace
plán

0

6 6 2 7
realizace
30. den plán

0

0 4 3 10
realizace
31. den plán

2

0 4 1 6
realizace

Tak, a máte hotovo!

5. Nyní si tento plán vyvěste ať jej máte na očích!

6. Do diáře si pak zapisujte konkrétní informace a kontakty k jednotlivým aktivitám!

A hlavně:

7. Každý den si zapisujte skutečný stav do řádků realizace. V součtovém – 3. řádku nahoře pak průběžně načítejte vaše aktivity. Vždy budete vědět, zda plán aktivit plníte, či jste ve skluzu.

8. Buďte k sobě přísní, upřímní a důslední! Nelžete sami sobě!

Popsané schéma lze uplatnit pro libovolnou činnost související s pracovním výkonem. Život v tomto velmi tvrdém drylu vám asi nebude hned připadat moc příjemný. Díky němu jsem ale v určitém období své kariéry úspěšně zvládal až 7 profesí – učitel, trenér, novinář, 3x obchodní zástupce, zemský ředitel. Ano tušíte správně, že jsem tehdy pracoval od nevidím do nevidím.

Dnes mám 100 dnů dovolené ročně nepočítaje v to víkendy. 

Držím vám palce!

P.S.

I tento článek jsem psal v rámci svého activity managementu: alespoň 1 příspěvek nebo aktualita na web týdně. Sami posuďte, jak se mi to daří. A zvládat se dá spousta aktivit, když se správně naplánují. Tady je důkaz:

Activity management