Proveďte si personální audit

Ano, nejde o nic jiného než o posouzení jestli máte dost lidí, patřičně motivovaných, flexibilních a strukturovaných – věkově, pohlavím i dovednostně. A nebo taky jeslti jich nemáte zase až příliš.

Podívejme se nyní ve stručnosti opět na otázky, které se nám k provedení takového auditu nabízejí.

Poznejte Vašeho spolupracovníka!

1.V jakých oborech jsou vzděláni Vaši lidé? – využíváte plně jejich kvalifikaci. Znám společnosti, které kladou při výběrových řízení velké požadavky na znalost cizí řeči, ačkoliv ve firmě nikdo s nikým nekomunikuje cizím jazykem a klientela je 100% česká. Ambiciózní mladí lidé z těchto společností pak rychle, po zaučení, odcházejí a náklady související s narůstající fluktuací jsou skutečně hrůzné. Podobná situace může být s výpočetní technikou. Zamyslete se však také nad tím, jestli vystudovaný obor je zárukou osvojených dovedností. Jedna účastnice našich kurzů si mně stěžovala, že nemůže najít práci ve farmacii. Vždycky prý upřednostní někoho jiného, ačkoliv ona vystudovala obor farmaceutická laborantka speciálně pro tento podnik. Marně jsem jí vysvětloval, že tento obor vystudovala před téměř 20 léty.

2.Jak moc jsou Vaši lidé flexibilní (co umí a co jsou ochotni dělat)? Stále více doporučuji orientovat se na lidi, kteří sice ne všechno ideálně umí, ale jsou ochotni se učit, než na super špičkové odborníky, které nemáte šanci přesvědčit ke změně. Podrobně se tomuto tématu budeme věnovat v některém z příštích materiálů.

3. Jakou máte vy pověst, co o Vás vaši lidé vědí, a co o Vás říkají? Vždycky mne zamrzí, když pochválím nějakého zaměstnance, např. recepční v hotelu, jak jsem spokojen s její službou a chci pouze ujištění, že tuto práci vykonává ráda. Při otázce na šéfa nebo majitele hotelu se pak pravidelně dozvím… máme špatný marketing, měl by investovat více do reklamy, na pokojích je prý zima, protože majitel neskutečně šetří a ani je nepletí dobře, atd. Co se povídá o vaší firmě? Co povídají vaši pracovníci? Zajímejte se o to. Nepodporujte šeptandu, ale zajímejte se o to! Naučte se komunikovat tyto otázky. Pochopte názor druhého. Veďte s ním diskusi a debatujte o jeho i vašich perspektivách. Odpovězte si na další otázky a pro vaši orientaci konfrontujte si tyto vaše odpovědi s odpověďmi vašeho funkčně stejně postaveného kolegy v jiné firmě. Určitě objevíte rezervy, které vám ukáží možnosti vašeho dalšího růstu:

4. Jsou Vaši lidé dostatečně proškoleni (co schází)? Nelobuji v tomto směru za to, mít přeškolené zaměstnance. Spíše se kloním k názoru, že zaměstnanec by měl dobře zvládat požadované dovednosti a kompetence vztahující se speciálně k jeho pracovnímu místu. Zajímejte se i o to, jak moc se vaši pracovníci vzdělávat chtějí. Před lety jsem byl skutečně velmi nemile překvapen, když jsem vyčlenil 3% z obratu společnosti na doplňkové rozvojové vzdělávání spolupracovníků. Po 2 letech jsem toto pravidlo zase zrušil, protože mezi v té době 9 lidmi se za dobu 2 let našla pouze jedna kolegyně, která si nechala proplatit individuální kurz asi za 3000 Kč. Ostatní zájem neměli. Pochopil jsem, že tento benefit žádným benefitem pro moje spolupracovníky nebyl.

5. Jaké nabízíte benefity vy? A oceňují je vaši zaměstnanci, nebo trácíte za něco, co pro ně vlastně hodnotu nemá? 5.Jak zajišťujete stálý rozvoj vašich lidí a jak je k němu motivujete? Jak velkou roli v motivaci lidí hrají u vás peníze a jaké další nástroje používáte?

6.Máte vypracovány popisy pracovních funkcí? Vědí vaši lidé přesně co od nich očekáváte, co mají přesně dělat. Máte popsány nejen technologické procesy?

7.Jsou všichni Vaši lidé seznámeni se všemi činnostmi, které po nich vyžadujete? Jsou jim tyto seznamy a předpisy neustále k dispozici? A jak jste na tom s aktualizací těchto procesů a systémů. Jak se zde projevuje inovace? A jak dohlížíte na dodržování napsyných pravidel. Přijali je zaměstnanci za své, nebo se je snaží obcházet?

8.Jaké existují u Vás pravidla vnitřní komunikace a dělby práce? Dostávají se k vám informace od každého pracovníka. Jak rychle? Jak přesně? A jak se pak dostávají vaše reakce zpět. V jedné společnosti vynaložili nemalé prostředky na zavedení systému hodnocení zaměstnanců. Lidé myšlenku přijali a věnovali hodnotícím rozhovorů spoustu svého času a poctivé energie. Nejvíce je však zajímalo, jak se s výstupy z těchto rozhovorů bude pracovat a vedení společnosti se muselo výrazněji zaměřit na komunikaci těchto výsledků a konkrétních změn na pravidelných briefincích či třeba setkáních na dílně.

9.Jak stanovujete cíle jednotlivým pracovníkům a celému týmu? Jsou vaši zaměstnanci čízeni spíše pomocí úkolů, nebo pomocí cílů. Probíhá vaše řízení spíše na základě toho, že říkáte, čeho má být dosaženo nebo spíše tak, že říkáte, co konkrétně je třeba udělat a jak by se to udělat mělo. Jak často slýcháte obdobu věty mé babičky: ‚Někdo by tady měl pozametat’. A kolik vašich pracovníků je ochotno chtít nejen pravomoci, ale zejména odpovědnost?

10.Jaká je zainteresovanost na plnění a neplnění výkonnostních cílů? Jednou mi jeden 80ti tisícový manažer řekl, že co by po něm ještě nechtěli. Za ty peníze, které dostává. A uslyšel jsem celou řadu vulgárních výrazů na adresu obchodního ředitele, když se dozvěděl obchodní plán na další rok. Od toho okamžiku si stále kladu otázku – kolik práce, energie a myšlenek je vlastně u konkrétního člověka stáhnuto k základní mzdě, kterou dostává.

11.Jaká je u Vás fluktuace a jak se vyvíjí? Může Vás to nějak ohrozit? Propouštíte lidí podle vašich pravidel a potřeb nebo se vá spíše stává, že od vás odejde klíčový zaměstnanec, za nějž nemáte náhradu a vznikají vám tak velké problémy a nemalé ztráty. Kam od vás lidé odcházejí? Nefungujete náhodou jako ‚farma‘ vaší konkurence?

12.Mají všichni Vaši lidé vypracovány plány na osobní rozvoj? Znáte přání a perspektivy vašich zaměstnanců? Pokud lidé nemají představu, jak se bude jejich kariéra vyvyíjet, co se budou muset nového naučit a jak vy jim k tomu pomůžete, počítejte s tím, že loajalita vůči vám je postavena skutečně pouze na větě ‚Jsem loajální do výše svého platu…‘

Ne nadarmo se říká, že kvalitní lidé jsou klíčem k prosperitě. Zatím se nad těmito otázkami jednoduchého personálního auditu zamyslete.