Nemám čas!

Žijeme v době, kdy jsme zavaleni nejrůznějšími plánovacími systémy. Používáme elektronické kalendáře, různé mobilní aplikace, plánovací systémy čtvrté generace. Učíme se activity management.

A stále zjišťujeme, že nemáme čas.

Proč? Protože jsme se nikdy nenaučili si čas skutečně řídit.

Chceme čas řídit, ale nechceme se jej naučit řídit. A v tom je ten problém. Něco na způsob: chci řídit auto, ale nechci se naučit řídit auto. Zde ten rozdíl vidíme na první pohled. Samozřejmě, že pokud neumím auto řídit, nemohu auto řídit.

Ten problém totiž je v tom, že každý tak trochu čas řídit umíme, a tak trochu bychom to potřebovali vylepšit. Máme nějakou nevědomou kompetenci, k níž jsme se v našem životě dopracovali. Podobně umíme nějak zpívat, chodit, lyžovat, plavat, prezentovat apod.

Pro běžný život nám úroveň těchto našich nevědomých kompetencí stačí. Sice neovládáme tu nejlepší techniku – při zpívání zpravidla špatně dýcháme nebo intonujeme.

Při chůzi nemáme správné držení těla, proto nás následně bolí nohy nebo záda.

Při lyžování odhalíme chyby v naší technice při jízdě v hlubokéme sněhu nebo v muldách.

Při plavání máme neefektivní záběry a poznáme to, až když plaveme delší vzdálenost nebo v proudu. Dlouho asi nevydržíme.

Při prezentacích si umíme připravit powerpoint, umíme mluvit a přesto zjistíme, že nám posluchači nerozuměli nebo že nudělali to, k čemu jsme je svým vystoupením chtěli nadchnout.

A tak nějak je to i s naším časem. Protože ten běží neustále kolem nás, naučili jsme se s ním „nějak“ podvědomě pracovat. To jak dobře, nebo špatně zjistíme až teprve pokud se dostáváme do náročnějších situací. Nestíháme! Nemáme požadovaný výkon! Řídíme neúspěšný tým!

Pravidelně se setkávám s tím, že největší problém s časem mají obchodníci nebo jejich manažeři. Nevědí, kam dříve skočit. Operativa je válcuje. Chtějí se naučit stanovit si priority a na ty se soustředit. Chvályhodné. Leč neúspěšné!

Proč? Protože se chtějí naučit nadstavbu, aniž by znali základ.

A ten je prostý.

Udělejte si rozvrh hodin

Nejdříve si sestavte standardní rozvrh vašeho dne, podobně jako kdysi ve škole jste měli rozvrh hodin.

1. Napište si klíčové činnosti, které musíte během týdne dělat. To jsou takové činnosti, které vám zajistí, že dosáhnete požadované výkony.

2. Napište si k těmto činnostem kolik % času jim chcete (potřebujete) věnovat.

3. Vymezte si ve vašem rozvrhu hodin dobu, kdy chcete pracovat.

4. Spočítejte si kolik hodin za týden chcete celkem pracovat. Například 8 x 5 hodin = 40 hodin

5. Za čas, který chcete plánovat považujte jen 60% pracovního času dle bodu 4. (tj. 24 hodin), ostatní čas ponechejte operativě.

6. Do plánovaného času dle bodu 5 (24 hodin) si naplánujte všechny činnosti (dle bodu 2.) v procentuálním poměru. A tento čas si hned rezervujte ve svém rozvrhu hodin.

7. Vyvěste si tento rozvrh hodin před sebe, ať jej máte stále na očích. Klidně i na několika místech.

8. Vždycky, když po vás bude někdo vyžadovat váš čas, se nejdříve podívejte, zda mu svůj čas můžete věnovat. Zda už nemáte nějaké povinnosti. Jestliže mu chcete vyjít nebo musíte vyjít vstříc, nejdříve si přeložte naplánovanou aktivitu do času původně určeného na operativu.

Tím důvodem, že neumíme plánovat je totiž to, že dnešní systémy nám umožňují každý den plánovat 100% svého času. Každý den začínáme plánovat s úplně prázdnými kolonkami. Každý den si určujeme svoje priority. Nikdo nás nekontroluje a nás to baví. Děláme to, co chceme. Prázdné kolonky plníme operativou a zapomínáme na to, že musíme i standardně pracovat. Jsme vstřícní potřebám ostatních a zapomínáme na svoji potřebu odvádět výkon.

Klíčové činnosti

Pro představu klíčové činnosti pro obchodníka jsou:

  1. sjednávání schůzky (2,5 hodiny)
  2. schůzka s klientem (9 hodin)
  3. tvorba nabídky klientovi (2,5 hodiny)
  4. následná schůzka s klientem (5 hodin)
  5. reporting (záznam aktivit do systému) (2,5 hodiny)
  6. porada s manažerem (2,5 hodiny)
  7. získávání doporučení (v rámci schůzek)

U manažerů se zpravidla jedná:

  1. vedení (denních) porad obchodního týmu (kontrolní a motivační činnost z aktivit předcházejícího a dnešního dne a plánovacích budoucích aktivit) (2,5)
  2. vedení tréninků na činnosti s neuspokojivým výkonem (vyžádání referencí, uzavírání obchodu, telefonování za účele sjednávání schůzky a pod.) (2)
  3. motivace obchodníků (rozhovory 1 na 1) (4)
  4. tvorba týmu obchodních zástupců (náborová činnost popř. výběrové řízení) (4)
  5. vlastní obchodní činnost (viz. 1.-5. z činností obchodníka) (2)
  6. vedení a motivace pracovníků podpory (2,5)
  7. plánování a vyhodnocování obchodu a přemýšlení jak dál (5)
  8. účast na poradách vedení nebo manažerů (2)

Ukázka rozvrhu hodin pro manažera:

rozvrh hodin

Tyto činnosti nesmí zabrat více jak 60% vašeho pracovního času (v závorce počet hodin v případě, že chcete pracovat 40 hodin týdně). Jinak se budete přepínat a dlouhodobý úspěch vám asi nehrozí.

Obdobně můžete tento postup realizovat, pokud chcete mít i více času na rodinu nebo na koníčky. Svůj rozvrh hodin si udělejte na celý den.

Je to snadné. Začněte s tím nejjednodušším. Na našich kurzech vám vysvětlíme i to jak vzniká prokrastinace neboli chorobné odkládání. Co jsou komfortní a nekomfortní aktivity a jak je s nimi potřeba zacházet při jejich plánování.

Pokud zvládáte váš čas díky rozvrhu hodin – zvládli jste techniku stereotypu. Můžete postoupit dále. Naučte se activity management!

————————————-

P.S. Tento článek jsem napsal jen proto, že mi dnes jeden obchodní ředitel opakovaně oznámil, že skutečně nemá čas na to, aby se učil hospodařit se svým časem. Prý toto není priorita, protože mu „hoří“ plán.